Gestão de Eventos

Com o intuito de democratizar os espaços físicos coletivos e a inclusão de toda a comunidade local nos eventos e projetos realizados em suas dependências, antes do preenchimento do formulário gostaríamos de apresentar algumas orientações para organizar e racionalizar o uso de todos os recursos e serviços disponibilizados pela UFPR Litoral para a execução de eventos institucionais ou não.

ACESSE O FORMULÁRIO

Orientações
QUANTO AO SISTEMA DE RESERVAS DOS ESPAÇOS E RECURSOS:

1. O agendamento dos espaços deverá ser solicitado com: a) No mínimo 15 (quinze) dias de antecedência do início do evento, quando houver apenas a solicitação do espaço (sem equipamento e apoio técnico); b) No mínimo de 30 (trinta) dias de antecedência do início do evento, quando além da solicitação do espaço houver necessidade de montagem, operação e uso de equipamentos.

2. PRAZOS FUNCIONAIS – Além destes prazos da Unidade de Apoio a Eventos observar os prazos das outras unidades: a) Materiais de Consumo: Mínimo de 30 dias de antecedência através de oficio entregue diretamente na Unidade do Almoxarifado (obs. os produtos não usados no evento deverão ser devolvidos ao Almoxarifado) ; b) Buffet, coffee break, decoração, brindes, diárias, passagens, hospedagem entre outros: Verificar viabilidade na Unidade Financeira; c) Alimentação (RU): Com antecedência minima de 30 dias, um ofício deverá ser encaminhado para a análise da direção administrativa junto ao R.U. Central). d) Transporte (Centran): até 30 dias de antecedência conforme resolução do COPLAD nº 28/09. A solicitação deverá ser realizada através do link: http://www.pra.ufpr.br/portal/centran/sobre/solicitacoes-de-veiculos/ e) Equipamentos Multimídia: As reservas de notebooks e data shows devem ser feitas no Multimeios e a retirada deve ser feita com antecedência, por técnico ou docente responsável pelo evento, observando os horários, dias de funcionamento e seus prazos; f) Fotocópias: Para impressões na mecanografia quando a quantidade de páginas for maior que 150 páginas, solicitar mediante oficio com aprovação da Coordenação Administrativa, observando os horários, dias de funcionamento e seus prazos; g) Salas de Aula: Reservar e retirar a chave na Mecanografia\Multimeios, observando os horários, dias de funcionamento e seus prazos; h) Sala de Conselho e Sala de Reuniões: Reservar na Recepção/Acolhimento e retirar a chave no Almoxarifado, observando os horários, dias de funcionamento e seus prazos; I) LEAL (cozinha): Reserva com a administração dos laboratórios, observando os horários, dias de funcionamento e seus prazos.

3. COMUNICAÇÃO Para solicitar os serviços da Unidade de Comunicação do Litoral, preencher formulário disponível no link: https://docs.google.com/spreadsheet/viewform?formkey=dEYzUmRUSldaZ2dyS242VWt6ZnhmdEE6MQ Observados os prazos: a) 45 dias de antecedência ao evento para criação, impressão e divulgação; b) 30 dias de antecedência: para impressão e divulgação; c) 10 dias de antecedência para reportagens, coberturas fotográficas, divulgação de releases para imprensa, e publicações nos sites institucionais e redes de relacionamento.

4. SOLICITAÇÕES EXTERNAS Para eventos promovidos pela comunidade externa à UFPR, um ofício com a devida solicitação deverá ser enviado à vice-direção para a análise de viabilidade; além do preenchimento deste formulário, observando os horários, dias de funcionamento e prazos dos recursos necessários para o evento.

5. USO de ESPAÇOS PÚBLICOS Os espaços do setor Litoral da UFPR são espaços públicos e poderão ser cedidos mediante análise, para a realização de eventos de caráter educacional e cultural, e portanto está vedada a comercialização ou terceirização dos mesmos. 6. HORÁRIO DOS EVENTOS Os eventos podem ser realizados de segunda a sexta no horário das 8h às 22h tendo em vista que horário de funcionamento do Setor nestes dias se dá das 7h30 às 23h e que para todo evento que necessite montagem/desmontagem de equipamentos, conferencia dos espaços e materiais se faz imperativo tempo antes e após aos eventos. Ao sábados das 8h às 17h30. Após o formulário de agendamento ser enviada a SECOM UFPR Litoral entrá em contato para confirmação da disponibilidade do espaço.

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